SISTEM
AKUNTANSI PEMBELIAN
Sistem
akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang
diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian digolongkan menjadi 2, yaitu
pembelian lokal dan import. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam
negeri sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
Beberapa fungsi yang terkait dalam
sistem akuntansi pembelian, antara lain fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi
penerimaan dan fungsi akuntansi. Masing-masing fungsi mempunyai tanggung jawab
yang berbeda. Fungsi gudang bertanggungjawab mengajukan permintaan pembelian
sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang
yang diterima oleh fungsi penerimaan, fungsi pembelian bertanggung jawab untuk
memeroleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok dan mengeluarkan
order, Fungsi penerimaan bertanggungjawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis,
mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok, sedangkan dalam fungsi
akuntansi ,terdapat 2 fungsi yaitu fungsi pencatat uang dan fungsi pencatat
persediaan yang masing-masing memiliki tanggung ajwab yang berbeda, fungsi
pencatat uang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian ke register bukti
kas keluar dan untuk fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk
mencatat harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan.
Secara
garis besar transaksi pembelian mencakup beberapa prosedur, yakni :
a.
Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. Dasar dari
permintaannya adalah saldo persediaan suatu barang, bila saldo mendekati jumlah
minimum, maka bagian gudang segera membuat permintaan pembelian.
b.
Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan
pemilihan pemasok, kemudian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Order
pembelian dibuat rangkap empat (4), lembar pertama untuk pemasok, lembar kedua
untuk gudang, lembar ketiga untuk voucher, lembar keempat untuk arsip.
c.
Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok, menyerahkan barang yang diteima kepada fungsi
gudang untuk disimpan, dan melaporakan penerimaan barang kepada
fungsi akuntansi
d.
Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur
dari pemasok tersebut, fungi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi pembelian.
JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK
SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN
Jaringan
Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah :
- Prosedur permintaan pembelian: Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian
- Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok: Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penaaran harga kepaa para pemasok untuk memeroleh informasi menganai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain.
- Prosedur order pembelian: Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan perusahaan.
- Prosedur penerimaan barang: Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima lalu membuat laporan penerimaan barang.
- Prosedur pencatatan utang: Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan faktur dari pemasok dan mengarsip dokumen dan mencatatnya sebagai utang.
- Prosedur distribusi pembelian: Meliputi distibusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
INFORMASI YANG DIPERLUKAN OLEH
MANAJEMEN
Informasi
yang diperlukan oleh manajemen adalah :
- Jenis pesediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali
- Order pembelian yang dikirim kepada pemasok
- Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
- Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
- Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu
- Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian
- Daftar harga barang dagangan, atau daftar bahan baku yang relatif penting
- Kontrak pembelian dan realisasinya
DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
Dokumen
yang digunakan adalah :
- Surat permintaan pembelian
- Surat permintaan penawaran harga
- Surat order pembelian
- Laporan penerimaan barang
- Surat perubahan order
- Bukti kas keluar
CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN
Catatan
akuntansi yang digunakan adalah :
- Register buku kas keluar
- Jurnal pembelian (Register Pembelian)
- Kartu utang
- Kartu persediaan
UNSUR PENGENDALIAN INTERN
Unsur
pengendalain intern dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalain intern
akuntansi, yaitu menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang
dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan
keandalan data akuntansi (utang dan persediaan). Unsur pokok sistem
pengendalian intern terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur
pencatatan, dan praktik yang sehat.
1.
Organisasi
- Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
- Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
- Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
- Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu bagian dari fungsi tersebut.
2.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
- Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disiman dalam gudang, oleh atau fungsi pemakai barangm untuk barang yang langsung pakai.
- Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi
- Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang
- Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi
- Penctatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok
- Pencatatan ke dalam kartu utang dengan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi
3.
Praktik yang sehat
- Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabka oleh fungsi gudang
- Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian
- Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan
- Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok
- Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian
- Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan mengisnpeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian
- Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dlam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar
- Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control utang dalam buku besar
- Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai
- Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oelh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
BUKTI TRANSAKSI YANG DIGUNAKAN
Bukti Transaksi yang digunakan meliputi :
- Permintaan Pembelian. Bukti ini datang dari bagian yang membutuhkan barang, atau dari gudang, tergantung sitem yang berlaku
- Permintaan Daftar Harga. Bagian pembelian biasanya secara periodik meminta daftar harga barang kepada pemasok atau daftar pemasok
- Pesanan/Oder pembelian.Bila pemasok tersebut sudah dapat dipilih, maka bagian pembelian akan menertbitkan pesanan/ oder pembelian.
- Laporan penerimaan barang. Bila barang sudah datang, bagian penerimaan barang akan menerima barang, mengecek kuanitas dan kualitas barang, kemudian menerbitkan laporan penerimaan barang.
- Faktur dari pemasok. Bila barang yang dipesan sudah datang, biasanya pemasok segera mengirimkan faktur.
- Voucher Utang. Bila seluruh dokumen diatas sudah lengkap dan benar, kemudian diterbitkan voucher utang. Dokumen ini merupakan surat perintah untuk membayar sejumlah tertentu, kepada pihak tertentu dan waktu tertentu.
SISTEM AKUNTANSI UTANG
SISTEM RETUR PEMBELIAN
Barang yang sudah diterima dari
pemasok adakalanya tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order
pembelian. Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang
diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order
pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau barang diterima
melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok.
Ada beberapa fungi yang terkait
dalam sistem retur pembelian, masing-masing fungsi mempunyai tanggungjawab
masing-masing, antara lain :
- Fungsi Gudang: Bertanggungjawab menyerahkan barang kepaa fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian
- Fungsi Pembelian: Bertanggung jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian
- Fungsi Pengiriman: Bertanggungjawab mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian
- Fungsi Akuntansi: Bertanggungjawab mencatat transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum, berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan, berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsipbukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu utang.
Dokumen yang digunakan dalam sistem
retur pembelian adalah memo debet dan laporan pengiriman barang. Memo debit
merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembeliam yang memberikan otorisasi
bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh
perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit rekening utang karena
transaksi retur pembelin. Laporan penerimaan barang dibuat oleh fungsi
oengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan kembali
kepada pemasok sesuai dengan perinth retur pembelian dalam memo debit adalam
fungsi pembelian.
CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM RETUR
PEMBELIAN
· Jurnal retur pembelian atau jurnal
umum
Digunakan untuk mencatat transaksi
retur penjualan yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang
· Kartu persediaan
Digunakan untuk mencatat
berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah
dibeli kepada pemasoknya
· Kartu utang
Digunakan untuk mencatat
berkurangnya utang kepada debitur akibat pengembalian barang kepadanya
JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM RETUR PEMBELIAN
· Prosedur perintah retur pembelian
Retur pembelian terjadi atas
perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali
barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan kepada pemasok yang
bersangkutan.
· Prosedur pengiriman barang ke
pemasok
Fungsi penermaan mengirimkan barang
kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo
debit dan membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian
tersebut.
· Prosedur pencatatan utang
Fungsi akuntansi memeriksa
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelain dan menyelengarakan
pencatatan berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo
debit sebagai pengurang utang
UNSUR PENGENDALIAN INTERN
1. Organisasi
· Fungsi pembelian harus terpisah
dai fungsi akutansi
· Transaksi retur pembelian harus
dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi pengiriman, fungsi pencatat utang
dan fungsi akuntansi yang lain
2. Sistem otorisasi dan Prosedur
Pencatatan
· Memo debit untuk retur pembelian
diotorisasi oelh fungsi pembelian
· Laporan pengiriman barang untuk
retur pembelian diotorisasi oleh fungsi penerimaan
· Pencatatn berkurangnya utang
karena retur pembelian didasarkan pada memo debit yang didukung dengan laporan
pengiriman barang
· Pencatatan ke dalam jurnal umum
diotorisasi oleh fungsi akuntansi
3. Praktik yang sehat
· Memo debit untuk retur pembelian
bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi
pembelian
· Laporan pengiriman barang bernomor
urut tercetak dan pemakaiannya dipertnggung jawabkan oleh fungsi pengiriman
· Catatan yang berfungsi sebagai
buku pembantu uang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control utang
dalam buku besar
PROSEDUR PENCATATAN UTANG
Ada dua metode pencatatan utang yaitu account payable
procedure dan voucher payable procedure, yang masing-masing dijelaskan sebagai
berikut :
1. Account Payable Procedure
Catatan utang adalah berupa kartu
utang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur, yang memperlihatkan catatn
mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran dan
saldo utang.
Dokumen yang digunakan adalah :
· Faktur dari pemasok
· Kuitansi tanda terima uang yang
ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan yang dikirim ke
pemasok, yang berisi ketersngan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan
Catatan yang digunakan adalah :
a. Kartu utang, yang digunakan untuk mencatat mutasi dan slado utang kepaada tiap-tiap
kreditur
b. urnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
c. Jurnal pengeluaran kas, digunakan
untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.
Prosedur pencatatan utang sebagai berikut :
Pada
saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :
a. Faktur dari pemasok dicatat dalam
jurnal pembelian
b. Informasi dalam jurnal pembelian
kemudian di-posting ke dalam kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap
kreditur
Pada saat jumah dalam faktur dibayar :
a. Cek dicatat dalam jumlah
pengeluaran kas
b. Informasi dalam jurnal
pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang di posting ke dalam
kartu utang
2. Voucher Payable Procedure
Dalam prosedur ini tidak
diselenggarakan kartu utang namun digunakan arsip voucher yang disimpan dalam
arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya.
Dokumen yang digunakan :
· Bukti kas keluar atau kombinasi
bukti kas keluar dan cek, bukti kas keluar ini merupakan formulir pokok dalam
voucher payable procedure. Formulir ini mempunyai 3 fungsi yaitu sebagaisurat
perintas kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yang
tercantum di dalamnya,sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan
pembayarannya dan sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan
distribusi lain.
Catatan akuntansi yang digunakan adalah register bukti kas
keluar dan register cek.
Prosedur pencatatan utang dapat dibagi sebagai berikut :
a. One-Time Voucher Procedure
Dalam prosedur ini, untuk setiap
faktur dari pemasok dibuatkan satu set voucher
b. Buil Up Voucher Procedure
Dalam procedure ini, satu set
voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur dari pemasok
DISTRIBUSI PEMBELIAN
Ditribusi pembelian ini menyangkut
peringkasan pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dan pembayarannya
untuk menyusun laporan dan pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari
transaksi pembelian bersumber dari register bukti kas keluar atau jurnal
pembelian, atau dari distribusi faktur yang diterima dari pemasok.
METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN
Ada 5 metode, yaitu :
1. Metode Jurnal Berkolom atau
metode spread sheet
2. Metode rekening berkolom
3. Metode rekening tunggal
4. Metode tiket tunggal
5. Metode distribusi dengan computer
SUMBER :
Mulyadi.2004. Sistem Akuntansi.Bab Sistem Akuntansi
Pembelian dan Sistem Akuntansi Hutang. Halaman 299-372
http://www.jtanzilco.com/main/index.php/component/content/article/1-kap-news/164-sistem-kuntansipembelian
Tidak ada komentar:
Posting Komentar